Datenschutzerklärung

Die Frôté & Partner SA ist eine in der Schweiz ansässige Anwalts- und Notariatskanzlei, die dem Bundesgesetz über den Datenschutz sowie einer strengen beruflichen Schweigepflicht
unterliegt.

Nachfolgend informieren wir Sie über die personenbezogenen Daten, die wir von Ihnen erfassen, insbesondere über die Verarbeitung dieser Daten und den Zweck der Verarbeitung.

1 Wer verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten?

Der für die Verarbeitung Verantwortliche ist Frôté & Partner SA, Zentralplatz 51 in 2501 Biel.

Sie können uns wie folgt kontaktieren:

• Per E-Mail: rg@frotepartner.ch
• Per Telefon: +41 32 322 25 21
• Per Post: Zentralplatz 51, 2501 Biel

2 Welche Daten über Sie verarbeiten wir?

Die folgenden Daten erfassen wir direkt von Ihnen:

• Identität (Vorname, Name, eventuell das Geburtsdatum, Geschlecht).
  Diese Daten werden aus rechtlichen Gründen oder zu Beweiszwecken bis zum Ablauf der geltenden Verjährungsfristen 10 Jahre lang nach Beendigung des Vertragsverhältnisses aufbewahrt.
• Kontaktdaten (Postanschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer) und eventuell Zivilstatus.
  Diese Daten werden aus rechtlichen Gründen oder zu Beweiszwecken bis zum Ablauf der geltenden Verjährungsfristen 10 Jahre lang nach Beendigung des Vertragsverhältnisses aufbewahrt.
• Daten zur Rechnungsstellung (Betrag und Fälligkeit der Rechnungen, Mahnungen, Belege). Diese Daten werden gemäss Art. 958f OR 10 Jahre lang nach Ende jedes Rechnungsjahres aufbewahrt.
• Korrespondenz (Austausch von E-Mails, Telefonprotokolle, Postsendungen). Diese Daten werden aus rechtlichen Gründen oder zu Beweiszwecken bis zum Ablauf der geltenden Verjährungsfristen 10 Jahre lang nach Beendigung des Vertragsverhältnisses aufbewahrt.
• Technische Daten (IP-Adresse usw.). Diese Daten werden aus technischen Gründen und aus Gründen der Sicherheit unserer Datenverarbeitungsanlagen 12 Monate lang ab ihrer Erhebung aufbewahrt.
• Ihre Bankdaten im Zusammenhang mit den Transaktionen, die sich aus unserer Geschäftsbeziehung ergeben
• Sonstige Informationen, die Sie uns im Rahmen der Ausübung eines Mandats oder im Verlauf unserer Gespräche zukommen lassen. Dazu gehören beispielsweise die Kontaktdaten der Organisation, bei der Sie beschäftigt sind oder in deren Namen Sie uns kontaktieren, Angaben zu Ihrer beruflichen Situation, Ihrer Gesundheit, Ihrer Vermögenssituation usw.

Unter Umständen sehen wir uns veranlasst, folgende Daten über Sie von Dritten zu erfassen:

• Daten aus öffentlich zugänglichen Quellen (z. B. Betreibungsregister, Grundbuch, Handelsregister, Presse, Internet)
• Daten von Behörden und anderen Dritten (z. B. im Rahmen von Verwaltungs- und Rechtsverfahren)
• Daten über Sie, die uns von Personen aus Ihrem Umfeld (Familie, rechtliche Vertreter usw.) zur Verfügung gestellt werden, damit wir das Mandat für Sie übernehmen bzw. erfüllen können (Adresse für Zustellungen, Vollmachten, erforderliche Daten zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, etwa mit Blick auf Geldwäscherei und Ausfuhrbeschränkungen, Daten von Banken, Versicherungen, Distributionspartnern und weiteren Vertragspartnern von uns hinsichtlich der Nutzung oder Bereitstellung von Dienstleistungen durch Sie (z. B. durchgeführte Zahlungen) und dergleichen)
• Im Rahmen der Ausübung des Mandats verarbeiten wir ausserdem personenbezogene Daten, die wir anhand unserer Korrespondenz mit Mandanten oder Dritten erfassen (dazu gehören insbesondere Gegenparteien, Behörden, Gerichte und deren Mitarbeiter sowie sonstige Ansprechpartner).

Personenbezogene Daten, die wir im Rahmen von Bewerbungen erfassen:

Gelegentlich veröffentlichen wir Stellenanzeigen (z. B. auf unserer Website oder auf Stellenportalen). Sie haben die Möglichkeit, sich postalisch oder elektronisch auf diese Stellen zu bewerben. Im Rahmen dieser Bewerbungen sowie auch bei spontanen Bewerbungen werden Ihre Bewerbungsdaten von uns erfasst und zur Abwicklung des Bewerbungsverfahrens verarbeitet.

Sofern sich daraus ein Arbeitsvertrag ergibt, speichern wir die uns übermittelten Daten unter Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften zur Abwicklung der üblichen organisatorischen und administrativen Vorgänge in Ihrer Personalakte.

Falls wir Ihre Bewerbung nicht weiter berücksichtigen, löschen wir die uns übermittelten Daten am Ende des Rekrutierungsprozesses. Mitunter beschliessen wir, Ihre Daten auch dann aufzubewahren, wenn Ihre Bewerbung nicht zu einer Einstellung führt. In dem Fall würden wir Sie darüber informieren.

Cookies

Auf unserer Website verwenden wir „Cookies“, die es uns ermöglichen, Ihren Browser oder Ihr Gerät zu identifizieren. Cookies sind kleine Textdateien, die der Browser beim Aufrufen einer Webseite auf dem Computer des Nutzers ablegt. Auf unserer Website verwenden wir zwei Arten von Cookies:

• Cookies in Verbindung mit Ihrem Besuch auf unserer Website, die für die ordnungsgemässe Funktion der Website technisch notwendig sind („Sitzungscookies“). Diese Cookies werden automatisch gelöscht, sobald Sie unsere Website verlassen.
• Cookies, die es uns ermöglichen, Ihre Erfahrung auf unserer Website zu verbessern („Funktionale Cookies“). Diese Cookies werden nach einem Jahr gelöscht. Über den auf unserer Website eingeblendeten Banner können Sie die Verwendung funktionaler Cookies ablehnen. Wir weisen Sie jedoch darauf hin, dass Ihnen in dem Fall möglicherweise nicht alle Funktionen unserer Website vollumfänglich zur Verfügung stehen.

Soziale Netzwerke

Wir sind in den sozialen Netzwerken vertreten und verarbeiten in diesem Zusammenhang Daten zu Ihnen. Zum einen erhalten wir Daten von Ihnen selbst, jedoch können auch die jeweiligen Plattformen Ihre Nutzung analysieren und Daten zu ihren eignen Zwecken verwenden. Derzeit nutzen wir die unten aufgeführte Plattform und verweisen über den nachfolgenden Link auf deren Datenschutzerklärung:

• LinkedIn: https://de.linkedin.com/legal/privacy-policy

3 Zu welchen Zwecken verarbeiten wir Ihre Daten?

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, um:

• vertragliche Beziehungen mit Ihnen einzugehen und die Verträge umzusetzen
• das uns übertragene Mandat zu erfüllen und zu verwalten
• mit Ihnen über geeignete Kommunikationsmittel zu kommunizieren, um Ihre Fragen zu unseren Leistungen zu beantworten und Ihnen unsere Dienste anzubieten und diese zu erbringen
• Ihnen unseren Newsletter mit Ihrer Zustimmung zukommen zu lassen, die Sie im Übrigen jederzeit widerrufen können
• zu überprüfen, ob unsere Aktivitäten mit den geltenden Gesetzen sowie unseren internen Vorschriften übereinstimmen
• Risiken zu analysieren, Missbrauch aufzudecken, Sicherheitsmassnahmen einzuführen und zu kontrollieren, ob diese wirksam sind
• Ihre Fragen und Anträge zum Datenschutz zu beantworten, insbesondere, wenn Sie ein Ihnen gesetzlich zustehendes Recht ausüben möchten
• das Risiko von Interessenkonflikten zu kontrollieren
• unseren etwaigen gesetzlichen Pflichten in der Schweiz nachzukommen

Wir führen keine algorithmische oder automatisierte Verarbeitung personenbezogener Daten auf Basis von Profiling durch.

4 Welche Rechtsgrundlagen dienen der Verarbeitung Ihrer Daten?

Die meisten der von uns durchgeführten Verarbeitungen sind für den Abschluss, die Durchführung und die Abwicklung der Verträge mit Ihnen unbedingt erforderlich. Ohne diese Verarbeitungen können wir die Leistungen, zu denen wir uns im Rahmen der Verträge verpflichten, nicht gewährleisten.

Andere Verarbeitungen beruhen auf unserem berechtigten Interesse oder dem eines Dritten. Dies gilt beispielsweise für die Verteidigung Ihrer Interessen vor Gericht und die Beilegung von Streitigkeiten, insbesondere von solchen, die nicht auf einer vertraglichen Grundlage beruhen.

Einige Verarbeitungen können durch schweizerische oder ausländische Gesetze vorgeschrieben sein. Soweit sie nicht direkt gesetzlich vorgeschrieben sind, beruhen sie auf unserem berechtigten Interesse an der Einhaltung der für uns geltenden gesetzlichen Bestimmungen.

Die Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten für den Versand unseres Newsletters beruht auf Ihrer Zustimmung, die Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen können, indem Sie eine E-Mail an senden.

5 An wen geben wir Ihre Daten weiter?

Im Rahmen des Vertragsverhältnisses zwischen Ihnen und uns und der anderen in Ziffer 3 oben genannten Zwecke können wir Ihre Daten ganz oder teilweise an die folgenden Empfänger weitergeben. Diese verarbeiten Ihre Daten in unserem Auftrag in gemeinsamer oder alleiniger Verantwortung. Soweit wir dazu verpflichtet sind, tragen wir dafür Sorge, dass die Empfänger Ihre Daten vertraulich und gemäss den geltenden gesetzlichen Bestimmungen verarbeiten und dass Ihre Daten nur für die Zwecke der jeweiligen Leistung verwendet werden.

• Dienstleister: Wir arbeiten mit verschiedenen Dienstleistern zusammen, die es uns ermöglichen, bestimmte Datenverarbeitungen durchzuführen und bestimmte Tätigkeiten auszuführen. Dabei handelt es sich insbesondere um Datenverarbeiter und Finanzdienstleister (z. B. Banken). Diese Dienstleister können nach unseren Weisungen als Auftragsbearbeiter, als gemeinsame Verantwortliche, sofern sie direkt mit uns bestimmte Verarbeitungen durchführen, oder als unabhängige Verantwortliche der Datenverarbeitung handeln, falls wir ihnen die Daten zur Verarbeitung für ihre Zwecke mitteilen.
• Verwaltungsbehörden, Strafvollzugsbehörden, Justizbehörden oder Schiedsbehörden
• Anwaltskanzleien und Entitäten, mit denen wir im Zusammenhang mit dem uns übertragenen Mandat kommunizieren, z. B. Mandanten, Gegenparteien und deren Rechtsvertreter, weitere Verfahrensbeteiligte, Gerichte, in- und ausländische Behörden, darunter beispielsweise die Handelsregisterämter

6 Übermitteln wir Ihre Daten ins Ausland?

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten in der Schweiz. Wir übermitteln diese Daten mitunter auch an Empfänger (insbesondere Mandanten, Gegenparteien oder Behörden), die diese dann ihrerseits in einem anderen Land verarbeiten, darunter auch solche, die kein mit der Schweiz vergleichbares Schutzniveau bieten. Die Übermittlung von Daten in Länder, die kein angemessenes Schutzniveau bieten, erfolgt jedoch nur auf der Basis entsprechender Verpflichtungserklärungen oder Standardvertragsklauseln. Gleiches gilt, wenn sich die Datenübermittlung als unverzichtbar für die Ausübung eines Vertrags oder Mandats oder die Geltendmachung rechtlicher Ansprüche erweist.

Eine Übermittlung ins Ausland findet nur statt, wenn die Ausübung des Vertrags dies erfordert und bedarf Ihrer Zustimmung.

Wir weisen darauf hin, dass wir mit einem externen Dienstleister der Datenverarbeitung und einem Cloudanbieter zusammenarbeiten, deren Server sich in der Schweiz befinden.

7 Wie lange speichern wir Ihre Daten?

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten so lange, wie es die Zwecke der jeweiligen Verarbeitung erfordern. Zu diesen Zwecken gehören gesetzliche Aufbewahrungspflichten sowie Aufbewahrungsfristen, die wir selbst festgelegt haben, um unsere eigenen Interessen zu schützen (Unternehmensführung, Dokumentation und Sicherung von Beweismitteln). Wenn alle Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind, werden Ihre personenbezogenen Daten in jedem Fall anonymisiert oder vernichtet.

In Ziffer 2 oben wurden für jede Kategorie von personenbezogenen Daten spezifische Aufbewahrungsfristen angegeben. Diese Fristen können jedoch aus technischen Gründen verlängert werden, wenn sich die betreffenden Daten in unserem langfristigen Backupsystem befinden. In diesem Fall ergreifen wir alle Sicherheitsmassnahmen, um den Zugriff auf die Backups auf eine sehr begrenzte Anzahl von Personen zu beschränken und die Verarbeitung der Daten auf die blosse Speicherung zu beschränken. Darüber hinaus verpflichten wir uns, die in den Backups befindlichen Daten unwiederbringlich zu vernichten, sobald dies technisch möglich ist.

8 Wie schützen wir Ihre Daten?

Die technischen, organisatorischen und rechtlichen Massnahmen zur Wahrung der Sicherheit und Vertraulichkeit Ihrer personenbezogenen Daten richten sich nach den Risiken, die sich aus der Verarbeitung für Sie ergeben, und danach, ob es sich bei den betreffenden Daten um sensible Daten handelt.
Wir arbeiten kontinuierlich an der Verbesserung dieser Massnahmen, um die Sicherheit Ihrer personenbezogenen Daten aufrechtzuerhalten.

9 Welche Rechte haben Sie in Bezug auf Ihre Daten?

Sie sind berechtigt:

• uns um Informationen über Ihre personenbezogenen Daten, die wir verarbeiten, sowie um eine Kopie dieser Daten zu bitten (Recht auf Auskunft)
• uns aufzufordern, unrichtige oder unvollständige Daten zu korrigieren oder vervollständigen zu lassen (Recht auf Berichtigung)
• uns aufzufordern, Ihre Daten zu löschen, falls keine gesetzliche Grundlage mehr für ihre Verarbeitung besteht (Recht auf Löschung)
• uns aufzufordern, die Verarbeitung Ihrer Daten einzuschränken (Recht auf Einschränkung)
• uns jederzeit über den Widerruf Ihrer Zustimmung zu Datenverarbeitungen, für die Ihre Zustimmung eingeholt wurde, zu informieren (Recht auf Widerruf)
• jederzeit Widerspruch gegen die weitere Verarbeitung einzulegen, wobei wir kraft einer gesetzlichen Grundlage oder aufgrund unseres berechtigten Interesses verpflichtet oder berechtigt sein können, die Verarbeitung fortzusetzen (Recht auf Widerspruch)

10 Wie können Sie Ihre Rechte ausüben?

Sie können Ihre Rechte ausüben, indem Sie sich direkt an uns wenden (siehe Ziffer 1 oben). Wir behalten uns das Recht vor, zusätzliche Daten anzufordern, um Sie zu identifizieren, insbesondere mittels einer Kopie eines gültigen amtlichen Ausweises.

Um die Bearbeitung Ihres Antrags zu erleichtern, bitten wir Sie ausserdem, genau anzugeben, welche Rechte Sie geltend machen möchten und in welchem Umfang. Wir werden Sie über mögliche Bedingungen oder Einschränkungen informieren, die für die Ausübung Ihrer Rechte gelten können.

Zur Einsparung von Papier im Zusammenhang mit Ihrem Antrag auf Erhalt einer Kopie Ihrer personenbezogenen Daten stellen wir Ihnen diese in einem elektronischen Format zur Verfügung. Beachten Sie bitte, dass wir gemäss den geltenden gesetzlichen Bestimmungen berechtigt sind, eine angemessene finanzielle Beteiligung (maximal CHF 300 ) von Ihnen zu verlangen, falls Ihr Antrag einen unverhältnismässigen Aufwand verursacht. Wir werden Sie in dem Fall vorab informieren, um Ihnen Gelegenheit zu geben, Stellung zu beziehen.

Diese Erklärung kann jederzeit aktualisiert werden. Die auf unserer Website veröffentlichte Version stellt die aktuellste Version dar und ist verbindlich.

Version vom: 31.08.2023