Frôté & Partner SA est une étude d’avocats et de notaires située en Suisse et soumise à la règlementation fédérale sur la protection des données, étant précisé qu’elle est également soumise à une obligation de secret professionnel strict.
Nous vous informons ici concernant ce qui a trait aux données personnelles que nous collectons, et notamment les traitements de ces données et leurs finalités.
1 Qui traite vos données personnelles ?
Le responsable du traitement est la société Frôté & Partner SA, Place Centrale 51 à 2501 Biel/Bienne.
Vous pouvez contacter la société :
- par e-mail : rg@frotepartner.ch
- par téléphone : +41 32 322 25 21
- par courrier postal : Place Centrale 51, 2501 Biel/Bienne
2 Quelles données traitons-nous à votre sujet ?
Nous collectons les données ci-dessous directement auprès de vous:
- Identité (prénom, nom, éventuellement date de naissance, sexe).
Ces données sont conservées pendant 10 ans après la fin de la relation contractuelle pour des raisons légales ou à des fins de preuves dans l’attente de l’expiration des délais de
prescription applicables. - Coordonnées (adresse postale, adresse e-mail, numéro de téléphone) et éventuellement état civil.
Ces données sont conservées pendant 10 ans après la fin de la relation contractuelle pour des raisons légales ou à des fins de preuves dans l’attente de l’expiration des délais de
prescription applicables. - Données de facturation (montant et échéance des factures, rappels, justificatifs). Ces données sont conservées pendant 10 ans après la fin de chaque exercice comptable, conformément à l’art. 958f CO.
- Correspondances (échanges d’e-mails, comptes-rendus téléphoniques, courriers postaux). Ces données sont conservées pendant 10 ans après la fin de la relation contractuelle pour des raisons légales ou à des fins de preuves dans l’attente de l’expiration des délais de prescription applicables.
- Données techniques (adresse IP, etc…). Ces données sont conservées 12 mois après leur collecte pour des raisons techniques et de sécurité de nos installations informatiques.
- Vos coordonnées bancaires lors de transactions résultant de nos relations d’affaires.
- Toute autre information que vous nous aurez communiquée dans le cadre de l’exécution d’un mandat en votre faveur ou de nos échanges. Par exemple les coordonnées de l’organisation qui vous emploie, ou encore au nom de laquelle vous nous contactez, des données concernant votre situation professionnelle, des données concernant votre santé, votre situation patrimoniale, etc.
Nous pouvons aussi être amenés à collecter les données suivantes auprès de tiers :
- Certaines données auprès de sources accessibles au public (p. ex. registre des poursuites, registre foncier, registre du commerce, presse, Internet).
- Certaines données obtenues auprès des autorités et d’autres tiers (par exemple dans le cadre de procédures administratives et judiciaires).
- Des données vous concernant que des personnes de votre entourage (famille, représentants juridiques, etc.) nous fournissent, afin que nous puissions conclure ou exécuter notre mandat avec vous (p. ex. adresse pour les livraisons, procurations, données relatives au respect des prescriptions légales telles que la lutte contre le blanchiment d’argent et les restrictions à l’exportation, données des banques, assurances, partenaires de distribution et d’autres de nos partenaires contractuels concernant l’utilisation ou la fourniture de prestations par vous (p. ex. les paiements effectués), etc….).
- Lors de l’exécution du mandat, nous traitons en outre les données personnelles que nous collectons à partir de notre correspondance avec les clients ou des tiers (notamment les parties adverses, les autorités, les tribunaux, leurs collaborateurs respectifs ou encore d’autres personnes de contact).
Données personnelles collectées dans le cadre de candidatures :
Nous publions occasionnellement des offres d’emplois (par exemple sur notre site internet, sur les portails correspondants, etc…). Vous avez la possibilité de nous envoyer votre candidature par voie postale ou électronique. Dans le cadre de ces candidatures et également en cas de candidatures spontanées, vos données de candidature sont enregistrées et traitées par nos soins pour le déroulement de la procédure de candidature.
Si un contrat de travail est conclu à l’issue de la procédure de candidature, nous enregistrons les données transmises dans ce cadre dans votre dossier personnel aux fins du processus organisationnel et administratif habituel – ceci dans le respect des obligations légales.
Si une candidature est rejetée, nous supprimons les données transmises après la fin du processus de recrutement. Il se peut que nous décidions de conserver vos données même si votre candidature n’est pas retenue ; dans ce cas vous en êtes informé/e.
Cookies
Sur notre site internet, nous utilisons des « cookies » qui permettent d’identifier votre navigateur ou votre appareil. Un « cookie » est un petit fichier texte qui est transféré sur votre ordinateur et que votre navigateur enregistre lorsque vous naviguez sur nos pages. Nous utilisons deux types de cookies sur notre site internet :
- D’une part des cookies liés à votre session sur notre site internet, qui sont techniquement nécessaires au bon fonctionnement du site (« cookies de session »). Ces cookies sont automatiquement effacés dès que vous quittez notre site internet.
- D’autre part des cookies qui permettent d’améliorer votre expérience sur notre site internet (« cookies fonctionnels »). Ces cookies sont effacés après une durée d’une année. Dans le
cadre de notre bannière sur notre site internet, vous avez la possibilité de refuser l’utilisation de ces cookies fonctionnels. Nous attirons toutefois votre attention sur le fait que, dans ce cas, il se peut que vous ne puissiez pas utiliser toutes les fonctions de notre site internet dans leur intégralité.
Réseaux sociaux
Nous sommes présents sur les réseaux sociaux et traitons dans ce contexte des données vous concernant. Nous recevons des données de votre part, mais les plateformes peuvent également analyser votre utilisation et utiliser des données à leurs fins. Nous utilisons actuellement la plateforme ci-dessous et renvoyons à sa déclaration de protection des données via le lien indiqué :
3 Dans quels buts traitons-nous vos données ?
Nous traitons vos données personnelles afin de :
- Conclure et exécuter des relations contractuelles avec vous;
- assumer et gérer l’exécution du mandat confié;
- communiquer avec vous par tout moyen de communication approprié afin de répondre à vos questions concernant nos prestations et vous offrir et fournir nos services;
- vous faire parvenir nos Newsletters avec votre consentement, étant précisé que vous pouvez le retirer à tout moment ;
- vérifier que nos activités sont conformes à la législation applicable ainsi qu’à notre réglementation interne ;
- analyser des risques, détecter des abus, mettre en place des mesures de sécurité et contrôler que ces mesures sont efficaces ;
- répondre à vos questions et demandes relatives à la protection des données, en particulier lorsque vous souhaitez exercer l’un de vos droits prévus par la législation ;
- contrôler les risques de conflits d’intérêts ;
- satisfaire à nos éventuelles obligations légales en Suisse.
Nous n’effectuons pas de traitements algorithmiques ou automatisés des données personnelles sur la base de profilage.
4 Quelles bases juridiques servent au traitement de vos données ?
La plupart des traitements que nous mettons en œuvre sont strictement nécessaires à la conclusion, l’exécution et la liquidation du contrat avec vous. Sans ces traitements, nous ne pouvons pas garantir les prestations que nous nous engageons à fournir.
D’autres traitements reposent sur notre intérêt légitime ou celui d’un tiers. C’est le cas notamment pour la défense de vos intérêts en justice et la gestion des litiges, en particulier ceux qui n’ont pas une base contractuelle.
Certains traitements peuvent être requis par la législation suisse ou étrangère. S’ils ne sont pas directement imposés par la loi, ils reposeront sur notre intérêt légitime à respecter les
dispositions légales qui nous sont applicables.
L’utilisation de vos données personnelles pour l’envoi de nos Newsletters repose sur votre consentement, qui peut être retiré en tout temps avec effet pour l’avenir en adressant un email à rg@frotepartner.ch.
5 A qui communiquons-nous vos données ?
Dans le cadre de la relation contractuelle qui vous lie à nous et des autres finalités mentionnées au chiffre 3 ci-dessus, nous pouvons être amenés à communiquer tout ou partie de vos données aux destinataires mentionnés ci-dessous. Ceux-ci traitent vos données en notre nom, en co-responsabilité ou sous leur propre responsabilité. Dans la mesure où nous y sommes tenus, nous veillons à ce que les destinataires traitent vos données de manière confidentielle et conformément aux dispositions légales en vigueur et à ce que vos données ne soient utilisées qu’aux fins de la prestation de service concernée.
- Prestataires : Nous travaillons avec différents prestataires qui nous permettent de mettre en œuvre certains traitements de données et de mener à bien certaines activités. Il s’agit notamment de prestataires informatiques, de fournisseurs de services financiers (p. ex. des banques). Ces prestataires peuvent agir sur nos instructions en tant que sous-traitants, en tant que responsables conjoints s’ils travaillent directement avec nous sur certains traitements, ou comme responsables indépendants du traitement des données si nous les leur communiquons pour qu’ils les traitent pour des finalités qui leur sont propres.
- Autorités administratives, pénales, judiciaires ou arbitrales.
- Etudes d’avocats et entités avec lesquelles nous sommes amenés à communiquer dans le cadre de l’exécution du mandat que vous nous confiez comme par exemple clients, parties adverses et leurs représentations juridiques, autres parties impliquées dans d’éventuelles procédures juridiques, tribunaux, autorités nationales et étrangères, comme par exemple les offices du registre du commerce.
6 Transférons-nous vos données à l’étranger ?
Nous traitons les données personnelles en Suisse. Nous pouvons également transmettre ces données à des destinataires (notamment clients, parties adverses ou autorités) qui traitent à leur tour les données personnelles dans d’autres pays, y compris si ces derniers ne garantissent pas un niveau de protection comparable au droit suisse. Sur ce dernier point, nous ne le ferons que sur la base d’un consentement ou de clauses contractuelles standards. Il en va de même si la transmission des données s’avère indispensable pour l’exécution d’un contrat, d’un mandat ou pour faire valoir des prétentions juridiques.
Un transfert à l’étranger n’intervient que si l’exécution du contrat rend un tel transfert nécessaire, et avec votre consentement.
Nous attirons votre attention sur le fait que nous faisons appel à un prestataire de services informatiques externes et un fournisseur de cloud ayant leurs serveurs en Suisse.
7 Combien de temps conservons-nous vos données ?
Nous traitons vos données personnelles aussi longtemps que les finalités de chaque traitement l’exigent. Ces finalités incluent les obligations légales de conservation ainsi que les durées de conservation que nous avons définies nous-mêmes afin de protéger nos propres intérêts (gouvernance de l’entreprise, documentation et sauvegarde de moyens de preuve).
Dans tous les cas, lorsque tous les délais de conservation sont échus, vos données personnelles sont anonymisées ou détruites.
Des durées de conservation spécifiques ont été indiquées au chiffre 2 ci-dessus pour chaque catégorie de données personnelles. Ces durées peuvent cependant être prolongées pour des raisons techniques lorsque les données en question se retrouvent dans notre système de sauvegarde à long terme. Dans ce cas, nous prenons toutes les mesures de sécurité pour restreindre les accès aux sauvegardes à un nombre très restreint de personnes et pour limiter le traitement des données au simple stockage. Nous nous engageons en outre à détruire irrémédiablement les données se trouvant dans les sauvegardes dès que cela s’avère techniquement possible.
8 Comment protégeons-nous vos données ?
Les mesures techniques, organisationnelles et juridiques nécessaires pour préserver la sécurité et la confidentialité de vos données personnelles sont prises en fonction notamment des risques que présentent pour vous les traitements réalisés et le caractère sensible ou non des données concernées.
Nous nous efforçons constamment d’améliorer ces mesures afin de préserver la sécurité de vos données personnelles.
9 Quels sont vos droits relatifs à la protection de vos données ?
Vous avez le droit de :
- nous demander des informations sur vos données personnelles que nous traitons ainsi qu’une copie desdites données (droit d’accès) ;
- nous demander de faire corriger ou compléter des données incorrectes ou incomplètes (droit de rectification) ;
- nous demander de supprimer vos données s’il n’existe plus de motif valable justifiant leur traitement (droit de suppression) ;
- nous demander de limiter le traitement de vos données (droit de limitation) ;
- retirer à tout moment votre consentement au traitement de données pour lequel votre consentement a été demandé (droit de retrait);
- nous signifier en tout temps votre opposition à un traitement de vos données personnelles, à moins par exemple qu’une base légale ou notre intérêt légitime nous oblige ou nous autorise à poursuivre le traitement (droit d’opposition).
10 Comment exercer vos droits ?
Vous pouvez exercer vos droits en nous contactant directement (voir chiffre 1 ci-dessus). Nous nous réservons le droit d’exiger des données supplémentaires afin de vous identifier, notamment au moyen d’une copie d’une pièce d’identité officielle en cours de validité.
Pour faciliter le traitement de votre demande, nous vous prions aussi d’indiquer précisément quel(s) droit(s) vous souhaitez faire valoir, et leur étendue.
Nous vous informerons des éventuelles conditions ou restrictions qui peuvent s’appliquer à l’exercice de vos droits.
Afin de limiter le gaspillage de papier lorsque vous demandez à obtenir une copie de vos données personnelles, nous vous les mettrons à disposition au format numérique. En outre, veuillez noter qu’en vertu des dispositions légales applicables, nous pouvons vous demander une participation financière équitable (300 CHF au maximum) si votre demande occasionne des efforts disproportionnés. Vous en serez informé au préalable afin de vous permettre de prendre position.
La présente déclaration peut être mise à jour en tout temps. La version publiée sur notre site internet constitue la version la plus récente et fait foi.
Version du : 31.08.2023
